Expedientes
OperativoCreación y seguimiento de expedientes con su documentación.
Gestión institucional y documental
SOLVEA Operations
El documento deja de perderse y empieza a indicar el siguiente paso
Expedientes, correspondencia con alertas, auditoría y control interno conectados.
Qué resuelve
Los problemas que aparecen antes del sistema
SOLVEA Operations gestiona el trabajo documental y de control interno de una institución: expedientes de obras y suministros, correspondencia con alertas de plazo, auditorías con su plan anual y sus compromisos, procesos ARCO, observaciones, dictámenes y programas de mejoramiento de gestión. Es un sistema de control interno más que un repositorio: la información se registra para poder responder por ella, con plazos, responsables y evidencia.
La correspondencia se acumula sin que nadie sepa qué está por vencer
Los expedientes se arman en carpetas físicas difíciles de rastrear
Los compromisos de auditoría se pierden entre un informe y el siguiente
No hay visión consolidada de en qué estado está cada proceso
Los plazos se detectan cuando ya se vencieron
Responder una solicitud formal obliga a buscar en varios lugares a la vez
Mini demo
Un documento con plazo
Ingresa un documento, asígnale responsable y plazo, y sigue su estado.
Funcionalidades
Qué incluye, con su estado real
Cada función lleva el estado verificado contra el repositorio del sistema fuente. Lo marcado como Próximamente no está construido.
Bandeja de expedientes
OperativoVista consolidada de los expedientes en curso.
Expedientes de obras
OperativoGestión específica de expedientes de obra.
Expedientes de suministros
OperativoGestión de suministros con su registro de pagos.
Correspondencia
OperativoRegistro y derivación de correspondencia.
Alertas de plazo
OperativoAviso sobre correspondencia con plazo próximo o vencido.
Auditorías y plan anual
OperativoPlan de auditoría con su programación.
Compromisos de auditoría
OperativoSeguimiento de los compromisos derivados.
Procesos ARCO
OperativoGestión de procesos ARCO con observaciones y consolidación.
Dictámenes y criterios
OperativoRegistro de dictámenes y su estado.
Programa de mejoramiento de gestión
OperativoGestión de PMG con decretos, tramos y visor.
Configuración de unidades y usuarios
OperativoEstructura organizacional y permisos.
Flujos de uso
Cómo se trabaja día a día
- 1
El documento ingresa y queda registrado en correspondencia
- 2
Se asigna responsable y plazo de respuesta
- 3
El sistema alerta cuando el plazo se acerca
- 4
El expediente reúne la documentación asociada
- 5
La auditoría genera compromisos con responsables
- 6
El seguimiento verifica el cumplimiento de cada compromiso
Roles
Quién usa cada parte
- Encargado de oficina de partes
- Registra y deriva la correspondencia.
- Responsable de unidad
- Atiende lo derivado a su unidad dentro del plazo.
- Auditor interno
- Ejecuta el plan de auditoría y hace seguimiento de compromisos.
- Encargado de control interno
- Consolida procesos y revisa observaciones.
- Dirección
- Revisa el estado general sin operar el detalle.
Interfaces
Cómo se ve el módulo
Estas vistas son conceptuales y están rotuladas como tales. Se reemplazan por capturas reales anonimizadas del sistema fuente en cuanto estén disponibles.
Bandeja consolidada de expedientes en curso
Registro y derivación de correspondencia
Alertas de plazo próximo o vencido
Plan anual de auditoría y sus compromisos
Expediente de obra con su documentación
Visor del programa de mejoramiento de gestión
Escalabilidad
Cómo crece este módulo
Sin precios publicados: el alcance define el costo y eso se conversa con la operación a la vista.
Nivel 1
Inicio
La correspondencia registrada y con responsable.
- Registro de correspondencia
- Asignación de responsables
- Plazos definidos
- Configuración inicial acompañada
Nivel 2
Operación
Expedientes y alertas funcionando en el día a día.
- Bandeja de expedientes
- Alertas de plazo
- Expedientes de obras y suministros
- Observaciones registradas
- Unidades y permisos configurados
Nivel 3
Escala
Control interno completo con auditoría y PMG.
- Plan anual de auditoría
- Seguimiento de compromisos
- Procesos ARCO con consolidación
- Dictámenes y criterios
- Programa de mejoramiento de gestión con visor
Implementación
Conexiones, resguardos y puesta en marcha
Con qué se conecta
El módulo está pensado para el ecosistema institucional, donde la normativa y los formatos de reporte son parte del requisito.
- Importación de normativa
- Carga de decretos y documentación asociada
- Módulo financiero para generación de información
- Exportación de reportes de control interno
Seguridad y trazabilidad
Un sistema de control interno debe poder demostrar su propio control.
- Permisos por unidad organizacional
- Registro de derivaciones y responsables
- Estados verificables por documento y expediente
- Configuración de usuarios centralizada
- Evidencia asociada a observaciones y compromisos
Puesta en marcha
La estructura de unidades es lo primero: sin ella, las derivaciones no tienen a dónde ir.
- Configuración de unidades y estructura organizacional
- Alta de usuarios con sus permisos
- Definición de plazos y tipos de documento
- Carga de la correspondencia y expedientes vigentes
- Acompañamiento durante el primer ciclo de auditoría
En términos técnicos
Next.js con App Router, con más de mil cuatrocientos archivos y una cobertura funcional que abarca expedientes, correspondencia, auditoría, ARCO, dictámenes y PMG. Es el sistema de mayor especialización institucional del ecosistema y su alcance real es el control interno, no la gestión documental genérica.
En términos simples
Todo lo que entra queda registrado con su responsable y su plazo. El sistema avisa antes de que se venza, y cuando hay que rendir cuentas la evidencia está ordenada.
Escenarios
Cómo se vería en una operación como la tuya
Son escenarios hipotéticos construidos para ilustrar el uso. No corresponden a clientes ni a implementaciones reales.
Escenario hipotético: oficina de partes con alto volumen
Situación. Una institución recibe correspondencia diaria que se deriva por correo interno. Los plazos se detectan cuando alguien reclama.
Con el módulo. Cada documento queda con responsable y plazo, y el sistema alerta antes del vencimiento. El seguimiento deja de depender de que alguien recuerde.
Escenario hipotético: unidad de control interno
Situación. El plan anual de auditoría genera compromisos que se registran en informes y se revisan recién al año siguiente.
Con el módulo. Los compromisos quedan con responsable y estado verificable, y su cumplimiento se revisa durante el año en lugar de al cierre.
Preguntas frecuentes
Sobre SOLVEA Operations
¿Es un gestor documental genérico?
No, y conviene decirlo con precisión: su fortaleza real es el control interno institucional. Expedientes, correspondencia con alertas, auditoría, ARCO y PMG. Presentarlo como un gestor documental cualquiera subestima lo que hace y sobredimensiona lo que no.
¿Avisa cuando un plazo está por vencer?
Sí, hay alertas de correspondencia con plazo próximo o vencido.
¿Sirve para una municipalidad?
Sí, es su contexto de origen: incluye procesos ARCO, PMG con decretos y tramos, y plan anual de auditoría.
¿Hace seguimiento de los compromisos de auditoría?
Sí, con módulo dedicado a compromisos derivados del plan de auditoría.
¿Maneja expedientes de obras?
Sí, con gestión específica para obras y para suministros, incluyendo el registro de pagos de estos últimos.
¿Se pueden definir permisos por unidad?
Sí. La configuración de unidades y usuarios es parte del sistema.
¿Incluye gestión de dictámenes?
Sí, con registro de dictámenes, criterios y su estado.
¿Qué es el visor de PMG?
Una vista de consulta del programa de mejoramiento de gestión por año y código, separada de la administración del programa.
¿Puede importar normativa existente?
Sí, hay un módulo de normativa con importación.
¿Sirve para una institución privada?
Parcialmente. Las funciones de expedientes, correspondencia y auditoría aplican; las de ARCO y PMG son propias del ámbito público.
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